Z produktywnością jest trochę jak z grą w golfa. Teoretycznie piłeczkę można wbić do dołka za pomocą pierwszego lepszego patyka, a jednak produkuje się całą gamę różnych kijów do tej gry. I nic w tym dziwnego, bo gracze wolą korzystać z nich niż ze wspomnianego wcześniej patyka, gdyż te po prostu sprawdzają się „trochę” lepiej. Jeśli chcesz, by Twoje cele także obrały właściwy kierunek, warto wykorzystać odpowiednie narzędzia – tym bardziej jeśli są one łatwo dostępne.


Uwaga! To jest 4. część serii o produktywności. Pozostałe znajdziesz tutaj:

PRODUKTYWNOŚĆ # 1 – Wielozadaniowość (MULTITASKING) – mit, kit, a może git?
PRODUKTYWNOŚĆ # 2 – Dlaczego Ci się nie chce?
PRODUKTYWNOŚĆ # 3 – Nie mam czasu – Wszyscy kłamią
PRODUKTYWNOŚĆ # 4 – Narzędzia, które ułatwiają produktywne działanie
PRODUKTYWNOŚĆ # 5 – Co może pójść nie tak i jak wrócić na dobry tor? 


Jeśli czytasz wszystkie części po kolei, to znasz odpowiedzi na następujące pytania:

A w tej części będzie o tym:

W poszukiwaniu odpowiedniego patyka, czyli parę słów o narzędziach

Przerabiałem masę rozwiązań – papierowe kalendarze, listy zadań na kartkach, zeszyty, Google docs’y i wiele innych.narzędzia  Za każdym razem kończyło się tak samo – SAJGON! Przyznam Ci się, że ja sam się w swoich To-Do-Listach czasami gubiłem. Zazwyczaj planowałem za dużo i notowałem to w zbyt wielu miejscach. Przez to wszystko się gromadziło i nie byłem w stanie tego później ogarnąć. Teraz jest o wiele lepiej, ale nadal mam kilka To-Do-List (niektóre „na później” i „na wszelki wypadek jakbym kiedyś nie miał co robić”). Jestem trochę takim chomikiem przemyśleń i planów. Niektórzy mówią, że „szynszylem” 🙂 – czy one też chomikują?

Niestety, zawsze miałem więcej pomysłów i chęci do działania niż możliwości, więc zapisuję sobie wiele rzeczy „na później / na wszelki…”. Powoli i sukcesywnie dążę jednak do takiego rytmu, który się u mnie sprawdza i jak tylko się stosuję do założeń, to wszystko działa jak w zegarku:

TO-DO-LIST + Timer

  • Rzeczy na każdy dzień zapisuję sobie wieczorem na tablicy, która wisi u mnie w pokoju. tabPracuję głównie w domu, więc nie dość, że widzę ją od razu jak wstanę, to jeszcze mogę na nią co chwilę zerkać. Polecam. Ja mam szklaną na metalowej płycie, więc mogę też coś na magnesy przyczepiać. Jeśli nie chcesz kupować tablicy, to dobrze też sprawdza się zakup samych markerów do tablic i pisanie na szybie, lustrze czy szafce. Tylko nie pomyl pisaków =]
  • Dodatkowo nic mi nie zastąpi papieru – to dla mnie najszybsza forma robienia notatek. Tak zapisuję luźne pomysły, które mi przyjdą do głowy jak jestem skupiony na innym zadaniu. Trzeba jednak pamiętać, by wszystko regularnie (każdego dnia!) filtrować, analizować i przepisywać do jednej zbiorczej to-do listy (u mnie w OneNote) lub od razu przerzucać do folderu z konkretnym projektem. Z tym mam największy problem, ale idę w dobrym kierunku!
  • Czasem do takich szybkich notatek używam narzędzia Windows: Sticky Notes (Karteczki na pulpicie – opis tutaj)
  • Głównym narzędziem jest u mnie OneNote – program, który działa na telefonie, komputerze oraz w przeglądarce. onenote5Dzięki synchronizacji wybranych zeszytów mogę sprawdzić swoje zadania i cele z każdego urządzenia podłączonego do sieci, a jeśli nie mam internetu, to i tak mam ostatnio zaktualizowaną wersję na telefonie i komputerze. onenote3OneNote działa trochę jak aktówka, w której masz różne zeszyty, a w każdym z nich wiele zakładek. W zakładkach zaś kryją się strony, które nie mają ograniczeń i na 1 stronie możesz np. umieścić całą książkę lub prezentację. Można tam tworzyć tabele, odręczne rysunki, listy, wrzucać zdjęcia, filmy, prezentacje, robić zrzuty ekranu, a przede wszystkim notować/pisać, zakreślać, nadawać kolory i dodawać różne znaczki/checkboxy/symbole. To jest moje centrum dowodzenia planami. Na stronie głównej mam podlinkowane Foldery i To-Do-Listy z różnych projektów oraz legendę dotyczącą kolorów, bo mam 5 grup: FUN (regeneracja/ czas wolny/ rozrywka/ bliscy); cykliczne czynności i ważne terminy; aktualna praca zarobkowa; JUTRO (budowanie pasywnego przychodu/ inwestycje/ rozwój); WCZORAJ (archiwum/ pamiątki/ wnioski/foto)
onenote4
OneNote – wersja stacjonarna na PC
  • Czasomierz – Free Countdown Timer. Jest idealny do tego, by odmierzać czas do przerwy. Ja go jednak częściej używam, by przypomnieć sobie, że minęła kolejna godzina lub jako alarm, że pora kończyć pracę, bo już przeginam. Stosowałem go w pracy do przypominania, że pora zerknąć na coś w oddali przez 20 sekund (podobno co 20 min warto to robić dla dobra oczu, jeśli pracujemy przy komputerze wiele godzin). Chyba pora do tego wrócić, bo oczy p(ł)aczą!

POCZTA + KALENDARZ

  • Inbox: 0 – staram się codziennie czyścić skrzynkę mailową. To mi spędza sen z powiek. Wiem, jakie to jest ważne, ale ciągle nie udało mi się tego dokonać. Mam chyba z 8 kont pocztowych, ale na szczęście wszystkie już obsługuję z gmaila. To wiele ułatwiło. Gmail traktuję jako komunikator i centrum dowodzenia wszystkimi kontami mailami (prywatnymi, służbowymi i SPAMowymi). Niestety, traktowałem Inbox’a jako zapasową skrzynkę na zadania do To-Do-Listy. Jak już wyczyszczę zalegające w niej zadania, to z pewnością jednym z moich priorytetów będzie wprowadzenie nawyku sprawdzania poczty 2x dziennie np. o 12:00 i 20:00. Jak się ludzie nauczą, że wtedy sprawdzam @, to będą wiedzieli, kiedy się mogą spodziewać odpowiedzi.
  • Kalendarz Google – tu wpisuję wszystkie przypomnienia o urodzinach / imieninach / spotkaniach / sprzątaniu / robieniu cyklicznych zadań / budżetu / planów / backup’ów itd. Tutaj przerzucam teraz wszystkie nowe zadania, które niegdyś trzymałem na poczcie. Jeśli wiem, że dany mail będę musiał obsłużyć za kilka (tygo)dni, to robię odpowiednie wydarzenie w kalendarzu i ustawiam przypomnienie, które pojawia mi się na każdym telefonie i dodatkowo wyskakuje na Gmailu, który mam otwarty niemal non-stop. Na wszelki wypadek dostaje jeszcze maila z odpowiednią informacją.
  • Dysk Google – arkusze i dokumenty, które używam z kimś jeszcze (lub korzystam z nich poza domem), staram się od razu tworzyć za pomocą narzędzi Google. Konto na Google ma prawie każdy, więc to mi ułatwia korzystanie ze wspólnych plików. Głównym atutem jest dostęp do tych dokumentów z dowolnego urządzenia z Internetem.

Popularnym rozwiązaniem jest również połączenie programów: Evernote + Nozbe + Dropbox. Ja z niego nie korzystałem, więc trudno mi się wypowiedzieć. A może Ty  znasz jakieś ciekawsze narzędzia, które ułatwiają produktywne działanie?

Zdjęcie główne pochodzi z FreeImages.com/Vivek Chugh, zdjęcie w tekście pochodzi z FreeImages.com/parry bedi