Kiedy czas ucieka Ci przez palce

Pewnie nie raz zdarzyło Ci się powiedzieć lub usłyszeć od kogoś: „nie mam czasu”. Powiem szczerze, że z roku na roku coraz bardziej mnie zadziwia, jak szybko dzień przelatuje mi przez palce. Nie raz robiłem swoisty rachunek sumienia, by odkryć z czego wynika to, że ja jednego dnia robiłem 5 rzeczy, a ktoś inny był w stanie zrobić 2x tyle zadań o podobnej wielkości. Prawda jest bezlitosna – czasu wszyscy mamy tyle samo. Ewidentnie coś ze mną było nie tak. Każdy (no prawie każdy) ma codziennie 24h do wykorzystania. Jeśli brakuje nam czasu na rzeczy naprawdę ważne, to na pewno robimy coś źle!


Uwaga! To jest cz. 3 serii o produktywności. Poprzednie części znajdziesz tutaj:

PRODUKTYWNOŚĆ # 1 – Wielozadaniowość (MULTITASKING) – mit, kit, a może git?
PRODUKTYWNOŚĆ # 2 – Dlaczego Ci się nie chce?
PRODUKTYWNOŚĆ # 3 – Nie mam czasu – Wszyscy kłamią
PRODUKTYWNOŚĆ # 4 – Narzędzia, które ułatwiają produktywne działanie
PRODUKTYWNOŚĆ # 5 – Co może pójść nie tak i jak wrócić na dobry tor? 


Od wielu lat po Internecie krąży opowieść o banku, który codziennie przelewa na Twoje konto pieniądze, jeśli jeszcze jej nie czytałeś to polecam:

nie mam czasu

Co możesz zrobić, by lepiej gospodarować czasem?

  1. Po pierwsze planuj. Chodzi o to, by na spokojne robić rzeczy, które są ważne. Zastanawiasz się dlaczego? Zajrzyj koniecznie tutaj. Szukaj okazji, by robić takie rzeczy, które za jednym zamachem pozwalają osiągnąć kilka celów (nie myl tego jednak z multitaskingiem).
  2. Staraj się ograniczać liczbę projektów, na których się skupiasz. Nadawaj im odpowiednie priorytety zgodne z Twoim systemem wartości.
  3. Jeśli nazbierało Ci się kilka podobnych zadań do wykonania, to pogrupuj je razem. Zrobisz je o wiele szybciej. Zaoszczędzisz m.in. na przygotowaniu lub zmianie stanowiska/miejsca pracy.
  4. Ułóż z tych zadań listę (tzw. To-Do-List). I zrób co możesz, by ukończyć każde z nich. Zostawianie rozgrzebanego zadania „na potem” jest samobójem, bo poukładanie bałaganu, by potem dokończyć robotę, kosztuje sporo czasu i energii.
  5. Określ czas na każde zadanie. Jaki jest okres, w jakim jesteś w stanie utrzymać maksymalne skupienie? To jest bardzo istotne – przeczytasz o tym tutaj. Ten przedział czasowy zazwyczaj mieści się w 25-50 minutach. Sprawdź, jaki dla Ciebie będzie najlepszy – przetestuj różne okresy przez kilka dni i jak ustalisz konkretną wartość np. 40 min, to planuj kolejne zadania na taki właśnie okres. Czasem większe zadania będzie trzeba podzielić na kilka części. Innym razem połączysz kilka „zadanek” w jedno np. pod nazwą „różne” (oddzwonić, odpisać na maila, podlać kwiatki, wstawić pranie). Jeśli potrzebujesz dokładny przepis jak to zrobić, zajrzyj na blog Arka – anaruk.pl
  6. Ogranicz czas realizacji zadań. Wszyscy mamy tendencję do wypełniania całego okresu, jaki mamy przeznaczony na dane zadanie. Jak zaplanujesz sobie, że zrobisz coś w miesiąc, to zazwyczaj pod koniec miesiąca zaczniesz to robić. Gdyby w planie były tylko 2h na to zadanie, to często za 2h by to zostało zrobione. Staraj się więc ustalać krótki, ale realny czas, jaki planujesz przeznaczyć na konkretne zadanie. Uważaj jednak, by nie robić tego kosztem jakości!
  7. Po okresie maksymalnego skupienia koniecznie zaplanuj nagrodę – przerwę (5-20 min). Musisz odpocząć i się zregenerować (odzyskać FOCUS). Jak już opanujesz egzekwowanie odpoczynku tak rygorystycznie jak wykonywanie zadań, to daj mi koniecznie znać, bo ja mam z tym problem =] A to na bank zmniejsza produktywność i nawet w Formule 1, gdzie milisekundy są warte miliony $, zespoły decydują się robić przerwy na wymianę opon, dolewkę paliwa, itd.